Bismillahirrahmanirrahim…
Hari ini saya tertarik untuk berkongsi tentang persediaan diri dalam setiap situasi yang dihadapi. Dalam melaksanakan tugas kita perlu sentiasa bersedia terhadap segala kemungkinan yang kadangkala kita sendiri tidak dapat menduga. Adakalanya sewaktu leka menyiapkan tugasan yang sedia ada, tiba-tiba memo tiba di atas meja…kerana perlu segera untuk bermesyuarat dengan notis yang begitu singkat. Apakan daya, tugasan yang sedang dibuat perlu ditinggalkan, ertinya kerja yang sedia ada perlu ditangguhkan dan perlu disambung keesokan hari pula, itupun kalau ada waktu yang mengizinkan dan tiada tugasan urgent yang patut disiapkan dalam tempoh waktu yang ditetapkan.
Semalam rakan saya mengeluh, menceritakan perihal ketuanya apabila mengendalikan mesyuarat sewaktu bertugas luar dari pejabat. Katanya mesyuarat berakhir hampir jam 7.00 petang, seolah tiada perancangan dalam pengendalian, tidak berfokus dan kadangkala menyimpang daripada tujuan menyebabkan banyak masa yang terbuang sedangkan masih banyak lagi urusan yang perlu disempurnakan. Beliau menjelaskan kekesalan di hati, ahli mesyuarat bergegas keluar untuk menunaikan solat Asar, maklumlah masa yang ada hanya tinggal sedikit sahaja kerana tidak sampai setengah jam lagi waktu maghrib akan kunjung tiba. Ya..memang kita berbincang dan bermesyuarat kerana melaksanakan sebahagian daripada tugas dan tanggungjawab tetapi kalau asyik bermesyuarat…jangan sampai kita terlupa terhadap tanggungjawab sebagai hamba Allah kepada Yang Maha Esa. Bukan kerana apa, kerana kita mengharapkan setiap perbincangan dan keputusan yang diambil akan mendapat petunjuk dan keberkatan agar Allah mempermudahkan segala urusan. Ibadat solat usah diambil mudah, sebagai ahli mesyuarat, pandai-pandailah mencelah..tidak takutkah kita dengan kemurkaan Allah. Rasulullah SAW bersabda yang bermaksud; “Perkara pertama yang dihitung ialah solat, jika selesai solatnya barulah dihitung amalannya yang lain, jika solatnya tidak selesai, maka amalan lainnya menjadi tidak bermakna”.
Sebagai pemimpin kita bertanggungjawab terhadap orang yang dipimpin. Kuatkah kita untuk menanggung dosa orang lain kerana mengheret mereka untuk bersolat pada penghujung waktu atau mungkinkah juga sampai tertinggal waktu. Seandainya solat dilaksanakan pada penghujung waktu, bimbang sekali entahkan khusyuk entahkan tidak, kerana bergegas mengejar waktu, kesannya hilang terus nikmat beribadat maka fadhilat solat gagal dicapai. Firman Allah SWT; “Dan mohonlah pertolongan dengan sabar dan solat” (Al-Baqarah:45). Ya..pertolongan Allah amat kita harapkan agar perkara yang dibincang dan diputuskan dalam mesyuarat merupakan keputusan yang terbaik yang dapat kita hasilkan. Ya..segalanya banyak bergantung kepada pengerusi, bagaimana untuk mengemudi perjalanan mesyuarat agar selamat sampai ke destinasi dalam tempoh masa yang ditetapkan, kerana pengurusan masa amat perlu dititikberatkan agar mesyuarat tidak meleret daripada tujuan asal. Begitulah besarnya tanggung jawab apabila kita dilantik sebagai pengerusi untuk mengendalikan mesyuarat, usah mengambil mudah kerana di situ ada tanggungjawab dan amanah yang turut dinilai bukan sahaja oleh ahli mesyuarat tetapi yang penting oleh Allah Yang Maha Mengetahui akan apa yang tersurat dan juga yang tersirat.
Sedikit panduan untuk dikongsi tentang mengurus mesyuarat dengan berkesan yang kedapatan dalam Majalah Solusi yang menjadi bahan bacaan kegemaran saya mutakhir ini. Ya..perkara pertama yang perlu dilakukan..tanyalah diri sendiri, adakah mesyuarat ini memang diperlukan, atau adakah cara lain untuk berkongsi maklumat dan membuat keputusan supaya masa dapat dijimatkan; kedua jemputlah mereka yang benar-benar penting dan benar-benar terlibat sahaja, jadikan mesyuarat kita sesuatu yang ringkas tetapi mencapai matlamat; ketiga selaraskan mesyuarat dan pengerusi perlu berperanan sebagai koordinator iaitu mampu berhadapan dengan pelbagai perselisihan pendapat dan idea; keempat agenda mesyuarat perlu diperjelaskan agar skop perbincangan tidak tersasar atau menyimpang; kelima urusan mesyuarat perlu teratur, perbincangan difokuskan kepada satu agenda dalam satu-satu masa agar perbincangan sentiasa berada di atas landasan yang tepat dan mencapai matlamat yang diharapkan; keenam usah biarkan mesyuarat dikuasai oleh ahli tertentu sahaja, kerana mereka yang diam belum tentu tidak mempunyai idea yang bernas jadi sebagai pengerusi perlu berusaha meneroka, agar ahli tidak berdiam diri saja; ketujuh buat kesimpulan dengan jelas dan tepat agar ahli mesyuarat semua jelas tentang kata sepakat yang telah dicapai dalam mesyuarat; dan akhirnya mohonlah petunjuk daripada Yang Maha Esa agar keputusan yang dicapai sebulat suara menjadi keputusan yang terbaik dan yang paling tepat agar tindakan yang seterusnya bakal diambil akan mendapat keberkatan yang berpanjangan.
Alhamdulillah..demikianlah indahnya bermesyuarat dan sesungguhnya amalan bermesyuarat ini memang dituntut dalam Islam untuk mendapat kata sepakat dalam membuat sesuatu keputusan. Walau bagaimanapun, bagaimana kita mengendalikan mesyuarat itulah yang memberi kesan kepada keberkatan dan keredhaan Allah kerana kita tidak dapat nafikan pertolongan Allah amat kita harapkan agar dipermudahkan segala urusan dan dikurniakan hidayah dalam membuat tindakan dan keputusan.
Anda dan saya, berusahalah merancang sebelum sesuatu mesyuarat dikendalikan. Biarlah jelas tujuan dan rapi persediaan agar pengurusan masa mesyuarat berjalan dengan tertib dan masa yang ada dimanafaatkan sebaik mungkin bukan bersembang atau membincangkan perkara yang tidak penting. Masa amat berharga, apabila masa berlalu pergi, usah diharapkan kita dapat berpatah balik…Justeru hargai masa kerana kehilangannya tidak mungkin dapat diganti dan dimiliki lagi.
Bertemu lagi...
Hari ini saya tertarik untuk berkongsi tentang persediaan diri dalam setiap situasi yang dihadapi. Dalam melaksanakan tugas kita perlu sentiasa bersedia terhadap segala kemungkinan yang kadangkala kita sendiri tidak dapat menduga. Adakalanya sewaktu leka menyiapkan tugasan yang sedia ada, tiba-tiba memo tiba di atas meja…kerana perlu segera untuk bermesyuarat dengan notis yang begitu singkat. Apakan daya, tugasan yang sedang dibuat perlu ditinggalkan, ertinya kerja yang sedia ada perlu ditangguhkan dan perlu disambung keesokan hari pula, itupun kalau ada waktu yang mengizinkan dan tiada tugasan urgent yang patut disiapkan dalam tempoh waktu yang ditetapkan.
Semalam rakan saya mengeluh, menceritakan perihal ketuanya apabila mengendalikan mesyuarat sewaktu bertugas luar dari pejabat. Katanya mesyuarat berakhir hampir jam 7.00 petang, seolah tiada perancangan dalam pengendalian, tidak berfokus dan kadangkala menyimpang daripada tujuan menyebabkan banyak masa yang terbuang sedangkan masih banyak lagi urusan yang perlu disempurnakan. Beliau menjelaskan kekesalan di hati, ahli mesyuarat bergegas keluar untuk menunaikan solat Asar, maklumlah masa yang ada hanya tinggal sedikit sahaja kerana tidak sampai setengah jam lagi waktu maghrib akan kunjung tiba. Ya..memang kita berbincang dan bermesyuarat kerana melaksanakan sebahagian daripada tugas dan tanggungjawab tetapi kalau asyik bermesyuarat…jangan sampai kita terlupa terhadap tanggungjawab sebagai hamba Allah kepada Yang Maha Esa. Bukan kerana apa, kerana kita mengharapkan setiap perbincangan dan keputusan yang diambil akan mendapat petunjuk dan keberkatan agar Allah mempermudahkan segala urusan. Ibadat solat usah diambil mudah, sebagai ahli mesyuarat, pandai-pandailah mencelah..tidak takutkah kita dengan kemurkaan Allah. Rasulullah SAW bersabda yang bermaksud; “Perkara pertama yang dihitung ialah solat, jika selesai solatnya barulah dihitung amalannya yang lain, jika solatnya tidak selesai, maka amalan lainnya menjadi tidak bermakna”.
Sebagai pemimpin kita bertanggungjawab terhadap orang yang dipimpin. Kuatkah kita untuk menanggung dosa orang lain kerana mengheret mereka untuk bersolat pada penghujung waktu atau mungkinkah juga sampai tertinggal waktu. Seandainya solat dilaksanakan pada penghujung waktu, bimbang sekali entahkan khusyuk entahkan tidak, kerana bergegas mengejar waktu, kesannya hilang terus nikmat beribadat maka fadhilat solat gagal dicapai. Firman Allah SWT; “Dan mohonlah pertolongan dengan sabar dan solat” (Al-Baqarah:45). Ya..pertolongan Allah amat kita harapkan agar perkara yang dibincang dan diputuskan dalam mesyuarat merupakan keputusan yang terbaik yang dapat kita hasilkan. Ya..segalanya banyak bergantung kepada pengerusi, bagaimana untuk mengemudi perjalanan mesyuarat agar selamat sampai ke destinasi dalam tempoh masa yang ditetapkan, kerana pengurusan masa amat perlu dititikberatkan agar mesyuarat tidak meleret daripada tujuan asal. Begitulah besarnya tanggung jawab apabila kita dilantik sebagai pengerusi untuk mengendalikan mesyuarat, usah mengambil mudah kerana di situ ada tanggungjawab dan amanah yang turut dinilai bukan sahaja oleh ahli mesyuarat tetapi yang penting oleh Allah Yang Maha Mengetahui akan apa yang tersurat dan juga yang tersirat.
Sedikit panduan untuk dikongsi tentang mengurus mesyuarat dengan berkesan yang kedapatan dalam Majalah Solusi yang menjadi bahan bacaan kegemaran saya mutakhir ini. Ya..perkara pertama yang perlu dilakukan..tanyalah diri sendiri, adakah mesyuarat ini memang diperlukan, atau adakah cara lain untuk berkongsi maklumat dan membuat keputusan supaya masa dapat dijimatkan; kedua jemputlah mereka yang benar-benar penting dan benar-benar terlibat sahaja, jadikan mesyuarat kita sesuatu yang ringkas tetapi mencapai matlamat; ketiga selaraskan mesyuarat dan pengerusi perlu berperanan sebagai koordinator iaitu mampu berhadapan dengan pelbagai perselisihan pendapat dan idea; keempat agenda mesyuarat perlu diperjelaskan agar skop perbincangan tidak tersasar atau menyimpang; kelima urusan mesyuarat perlu teratur, perbincangan difokuskan kepada satu agenda dalam satu-satu masa agar perbincangan sentiasa berada di atas landasan yang tepat dan mencapai matlamat yang diharapkan; keenam usah biarkan mesyuarat dikuasai oleh ahli tertentu sahaja, kerana mereka yang diam belum tentu tidak mempunyai idea yang bernas jadi sebagai pengerusi perlu berusaha meneroka, agar ahli tidak berdiam diri saja; ketujuh buat kesimpulan dengan jelas dan tepat agar ahli mesyuarat semua jelas tentang kata sepakat yang telah dicapai dalam mesyuarat; dan akhirnya mohonlah petunjuk daripada Yang Maha Esa agar keputusan yang dicapai sebulat suara menjadi keputusan yang terbaik dan yang paling tepat agar tindakan yang seterusnya bakal diambil akan mendapat keberkatan yang berpanjangan.
Alhamdulillah..demikianlah indahnya bermesyuarat dan sesungguhnya amalan bermesyuarat ini memang dituntut dalam Islam untuk mendapat kata sepakat dalam membuat sesuatu keputusan. Walau bagaimanapun, bagaimana kita mengendalikan mesyuarat itulah yang memberi kesan kepada keberkatan dan keredhaan Allah kerana kita tidak dapat nafikan pertolongan Allah amat kita harapkan agar dipermudahkan segala urusan dan dikurniakan hidayah dalam membuat tindakan dan keputusan.
Anda dan saya, berusahalah merancang sebelum sesuatu mesyuarat dikendalikan. Biarlah jelas tujuan dan rapi persediaan agar pengurusan masa mesyuarat berjalan dengan tertib dan masa yang ada dimanafaatkan sebaik mungkin bukan bersembang atau membincangkan perkara yang tidak penting. Masa amat berharga, apabila masa berlalu pergi, usah diharapkan kita dapat berpatah balik…Justeru hargai masa kerana kehilangannya tidak mungkin dapat diganti dan dimiliki lagi.
Bertemu lagi...
No comments:
Post a Comment